Anleitung — FFREM Kassenbuch

Bedienungsanleitung für den Kassenwart — FF Rembrücken 1934 e.V.

Inhalt

Dashboard

Das Dashboard ist die Startseite und gibt auf einen Blick einen Ăśberblick ĂĽber die finanzielle Lage des Vereins.

Saldoprobe
Prüft automatisch, ob die gespeicherten Kontosalden mit den gebuchten Bewegungen übereinstimmen. Grün = alles korrekt. Rot = Abweichung, sofort klären!
KontoĂĽbersicht
Zeigt den aktuellen Kontostand jedes Kassenkontos (Barkasse, Girokonto, Anlagekonto) mit einer Sparkline der letzten Monate sowie das Gesamtvermögen.
JahresĂĽbersicht
Monatliches Balkendiagramm mit Einnahmen, Ausgaben und Saldo fĂĽr das laufende Jahr.
Steuerfrei-Monitor §64 AO
Zeigt die Einnahmen aus dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb im Verhältnis zur Freigrenze von 50.000 €. Ab 80 % erscheint eine Warnung — Steuerberater einschalten!
Kleinunternehmer-Monitor §19 UStG
Überwacht die Umsatzsteuer-Freigrenzen: 25.000 € Vorjahresumsatz und 100.000 € im laufenden Jahr. Bei Annäherung rechtzeitig handeln.
Abteilungsbudget
Aktueller Verbrauch jeder Abteilung gegenüber dem Quartalsbudget (Standard: 500 €). Grün = OK, Gelb = knapp, Rot = überschritten.
Letzte Buchungen
Die 10 zuletzt angelegten Buchungen (EntwĂĽrfe und festgebucht) als SchnellĂĽbersicht mit direktem Link zur Detailansicht.
Offene EntwĂĽrfe & fehlende Belegnummern
Zwei Statuskarten: Anzahl noch nicht festgebuchter EntwĂĽrfe sowie Anzahl festgebuchter Buchungen ohne Belegnummer. Gelber Rand = Handlungsbedarf. Ein Klick fĂĽhrt direkt zur Filterliste.

Buchung erfassen

Neue Buchungen werden ĂĽber Neue Buchung im MenĂĽ angelegt.

Pflichtfelder
FeldErklärung
DatumBuchungsdatum — in der Regel das Datum des Belegs
BuchungstypEinnahme, Ausgabe oder Umbuchung (Geld von Konto A nach Konto B)
KontoWelches Kassenkonto wird belastet/gutgeschrieben?
SteuersphäreSteuerliche Einordnung der Buchung (ideell, Vermögen, Zweckbetrieb, Wirtschaft). Bei Umbuchungen automatisch ideell.
BetragBruttobetrg in Euro, immer positiv eingeben
BeschreibungKurzer Freitext, z.B. „Bahnhofsfest 2026 – Getränkeeinkauf"
Optionale Felder
FeldErklärung
AbteilungZuordnung zu einer Abteilung (z.B. Jugendfeuerwehr)
BudgetrelevantZählt diese Ausgabe gegen das Abteilungsquartalsbudget? Nur bei Ausgaben sinnvoll.
FörderungsfähigMaterielle Anschaffung für JF/KF, für die eine 20 %-Erstattung beantragt werden kann. Nur bei Ausgaben sichtbar. Über Berichte → Auswertung mit dem Filter „Nur förderungsfähige Ausgaben" auswertbar.
ProjektZuordnung zu einem Projekt/Event (z.B. Bahnhofsfest 2026)
ZielkontoNur bei Umbuchungen: Das Konto, auf das das Geld wandert
BelegnummerWird automatisch vergeben (Format YYYY-NNNN), kann aber auch leer gelassen werden. Fehlende Belegnummern sind im Dashboard sichtbar und über Berichte → Auswertung → Ohne Belegnummer filterbar.
BelegeVorhandene Anhänge sind in der Detailansicht der Buchung einsehbar und herunterladbar (kein Upload über die Anwendung)
Status-Workflow
1
Entwurf speichern
Buchung ist noch nicht wirksam, kein Saldo-Update
2
PrĂĽfen & ggf. korrigieren
Entwürfe sind editierbar und löschbar
3
Buchen (Festschreiben)
Saldo wird geändert, Belegnummer vergeben, nicht mehr editierbar
Kein Storno! Festgebuchte Buchungen können nicht gelöscht werden. Fehler werden durch eine neue Gegenbuchung korrigiert (gleicher Betrag, umgekehrter Typ).

Buchungen verwalten

Unter Buchungen findet sich die vollständige Liste aller Buchungen.

  • Filter: Nach Konto, Status oder Datum filtern — oben in der Listenansicht
  • Ohne Belegnummer: Checkbox im Filter zeigt alle Buchungen ohne hinterlegte Belegnummer — nĂĽtzlich zur Belegpflege
  • EntwĂĽrfe (grau) sind vollständig editierbar und löschbar
  • Festgebuchte Buchungen können nur noch Beschreibung und Belegnummer geändert werden — alle finanziellen Felder (Konto, Betrag, Buchungstyp, Datum) sind gesperrt
  • Belegnummer (Format YYYY-NNNN) ist optional — wird beim Erfassen automatisch vorgeschlagen, kann aber auch leer bleiben

Belege

In der Detailansicht einer Buchung (Klick auf einen Eintrag in der Buchungsliste) sind vorhandene Anhänge sichtbar.

  • Download: Klick auf den Dateinamen in der Detailansicht
  • Löschen: Nur möglich, solange die Buchung noch ein Entwurf ist
Kein Upload über die Anwendung. Belege können aktuell nicht über das Kassenbuch hochgeladen werden. Physische Belege (Quittungen, Rechnungen, Kontoauszüge) müssen separat aufbewahrt werden — Aufbewahrungspflicht 10 Jahre.

Berichte & Auswertungen

Die EÜR zeigt alle Einnahmen und Ausgaben des gewählten Jahres, aufgeteilt nach steuerlichen Sphären.

  • Chronologisch: Alle Buchungen zeitlich sortiert
  • Nach Sphäre: Gruppiert nach ideell / Vermögen / Zweckbetrieb / Wirtschaft
  • PDF-Export: Schaltfläche „Als PDF exportieren" erzeugt ein druckbares Dokument

Wird für die jährliche Steuererklärung und die Kassenprüfung benötigt.

Grafische und tabellarische Jahresübersicht für ein wählbares Geschäftsjahr. Enthält:

  • Jahreskennzahlen – Gesamteinnahmen, Gesamtausgaben und Jahressaldo als Ăśbersichtskacheln
  • Balkendiagramm – monatliche Einnahmen und Ausgaben im Vergleich
  • Monatstabelle – Monatssaldo und kumulierter Saldo je Monat

Das Geschäftsjahr kann oben über ein Auswahlmenü gewechselt werden. Nur Jahre mit gebuchten Buchungen werden angeboten.

Quartals- und JahresĂĽbersicht ĂĽber das Budget jeder Abteilung. Zeigt verbrauchte vs. verbleibende Mittel und erlaubt Budgetplanung fĂĽr die kommenden Quartale.

Voraussetzung: Ausgaben müssen bei der Buchung einer Abteilung zugeordnet und als „budgetrelevant" markiert werden.

Flexible Filterabfrage: Buchungen nach Zeitraum, Konto, Sphäre, Abteilung oder Projekt eingrenzen. Ideal für Ad-hoc-Auswertungen (z.B. „Was hat das Bahnhofsfest 2026 gekostet?").

  • Nur förderungsfähige Ausgaben: FĂĽr JF/KF-Förderantragsabrechnung

KassenprĂĽfung

Der KassenprĂĽfungsbericht ist die offizielle Vorlage fĂĽr die Jahreshauptversammlung.

  • Ă–ffnen ĂĽber Berichte → KassenprĂĽfung
  • Jahr auswählen, das geprĂĽft werden soll
  • Der Bericht zeigt Anfangsbestand, alle gebuchten Einnahmen und Ausgaben, sowie den Endbestand je Konto
  • PDF-Export fĂĽr die Unterzeichnung durch die KassenprĂĽfer
Nur festgebuchte Buchungen flieĂźen in den KassenprĂĽfungsbericht ein. EntwĂĽrfe erscheinen nicht.

Stammdaten

Stammdaten werden selten geändert, müssen aber gepflegt sein, damit Buchungen korrekt erfasst werden können.

Konten
Die Kassenkonten des Vereins (z.B. Barkasse, Girokonto, Anlagekonto). Jede Buchung muss einem Konto zugeordnet werden. Anfangsbestände werden einmalig beim Anlegen gesetzt.
Abteilungen
Abteilungen des Vereins (z.B. Einsatzabteilung, Jugendfeuerwehr). Pro Abteilung kann ein Quartalsbudget hinterlegt werden. Standard: 500 €/Quartal.
Projekte
Kostenstellen für Events oder Vorhaben (z.B. Bahnhofsfest 2026, Fahrzeuganschaffung). Optional kann ein Budget hinterlegt werden. Die Projektliste zeigt direkt, wie viel vom Budget bereits ausgegeben wurde — mit Fortschrittsbalken (grün / orange ab 80 % / rot ab 100 %) und verbleibendem Restbetrag.
Geschäftsjahre
Verwaltet die Geschäftsjahre des Vereins (Kalenderjahr). Hier können auch die Kassenprüfer für das jeweilige Jahr eingetragen werden.

Steuersphären — Kurzübersicht

Jede Buchung muss einer Steuersphäre zugeordnet werden. Im Zweifel die Steuerliche Übersicht aufrufen.

SphäreTypische BuchungenSteuerlich relevant?
Ideell Mitgliedsbeiträge, Spenden, Übungen, Jugendfeuerwehr, Geschenke, Kameradschaftspflege Nein
Vermögen Zinsen, Mieteinnahmen Nein
Zweckbetrieb Brandsicherheitswachen, satzungsnahe kostenpflichtige Leistungen Ggf. USt (ermäßigt)
Wirtschaft Bahnhofsfest, Johannisfeuer, Nikolausmarkt, Tag der offenen TĂĽr (Bewirtung) Ja (USt + ggf. KSt/GewSt)

Umbuchungen zwischen Konten werden automatisch der Sphäre ideell zugeordnet.

Tipps & häufige Fragen

Entwurf: Buchung einfach bearbeiten oder löschen.

Festgebucht: Eine Gegenbuchung anlegen und festbuchen. Beispiel: Ausgabe 100 € war falsch → neue Einnahme 100 € mit gleicher Beschreibung + Vermerk „Korrekturbuchung zu YYYY-NNNN".

Entwurf ist wie ein Notizzettel — der Kontosaldo ändert sich noch nicht. Entwürfe erscheinen nicht in Berichten und im Kassenprüfungsbericht.

Festgebucht ist endgĂĽltig: Der Kontosaldo wird angepasst, eine Belegnummer wird vergeben, die Buchung erscheint in allen Berichten. Nicht mehr editierbar.

Buchungstyp Umbuchung wählen, Quellkonto (Barkasse) und Zielkonto (Girokonto) angeben. Betrag eingeben. Die Steuersphäre wird automatisch auf ideell gesetzt.

Die Einnahmen aus dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb (Feste, Märkte) nähern sich der Freigrenze von 50.000 € (§64 AO). Ab 80 % erscheint die Warnung. Bei Überschreitung drohen Körperschaft- und Gewerbesteuer auf den wirtschaftlichen Gewinn. Steuerberater informieren!

Alle Originalbelege (Quittungen, Rechnungen, KontoauszĂĽge) mĂĽssen 10 Jahre aufbewahrt werden.

Da das Kassenbuch keinen Beleg-Upload bietet, mĂĽssen Originalbelege physisch aufbewahrt werden. Empfehlung: Ordner nach Jahr fĂĽhren, Belege nach Belegnummer sortieren (z.B. 2026-0042).

Stand: Juni 2026 — Freiwillige Feuerwehr Rembrücken 1934 e.V.